Mi side - Innlevering - administrasjon

Versjonen frå 5. desember 2007 kl. 14:25 av Stud4577 (Diskusjon) (New page: Innlevering er et enkelt system for å administrere elektronisk innlevering av masteroppgaver (Jfr. UU møte 3.oktober 2006, Sak 45/06 Elektronisk innlevering, arkivering og tilgjengeligg...)
(skil) ← Eldre versjon | Siste versjonen (skil) | Nyare versjon → (skil)

Innlevering er et enkelt system for å administrere elektronisk innlevering av masteroppgaver (Jfr. UU møte 3.oktober 2006, Sak 45/06 Elektronisk innlevering, arkivering og tilgjengeliggjøring av masteroppgaver ved UiB), studentoppgaver, studentarbeid og lignende.

Innleveringsmodulen skal automatisk bli opprettet på alle emner ved semesterstart fra og med høsten 2007. Administrator kan eventuelt velge å fjerne ruten/modulen fra emnesiden.

Innleveringsmodulen består av tre ulike typer mapper: Læringsmappen, Vurderingsmappen og Masteroppgave. Disse tre mappetypene er visuelt ulike og det er de eneste typene innleveringsmapper man kan opprette i innleveringsmodulen. Man kan ikke endre navn på de tre mappetypene. Undermapper som eventuelt opprettes på "Læringsmappen" og "Vurderingsmappen" kan man sette navn på selv. Læringsmappen blir automatisk opprettet sammen med Innleveringsmodulen. De to andre mappene kan opprettes ved behov.


De tre mappetypene opprettes av administrator på et emne/gruppe. Hver student får en egen læringsmappe, vurderingsmappe og/eller mappe til masteroppgaven der de kan laste opp alle typer filer.

Studentene kan kun se sine egne innleverte filer i mappene.

Administratorer på emnet/gruppen kan se alle studentenes innleveringer i de tre mappetypene.

Administrator kan sette tidsbegrensning på hvor lenge mappene skal være åpne (tidsfrist for innlevering) og studenter som ikke har levert kan bli varslet på e-post.

Faglærer kan kommentere innleverte oppgaver/arbeid, enten direkte i dokumentet eller i eget kommentarfelt i Lærings- og Vurderingsmappen.

Administrator kan laste opp enkeltfiler på inntil 100 MB. For studenter (andre) er grensen på 20 MB.

Om Læringsmappen

Læringsmappen er en mappe som er ment til innlevering av arbeid som studentene skal få kommentarer og tilbakemeldinger på. Denne mappen er ikke ment for oppgaver som har betydning for karakteren i et emne. I læringsmappen gjelder derfor ikke reglementsbestemmelsene vedrørende eksamen.

Om Vurderingsmappen

Oppgaver som leveres inn i vurderingsmappen skal være oppgaver som har betydning for karakteren i emnet. I vurderingsmappen gjelder derfor reglementsbestemmelsene vedrørende eksamen, se Reglement for studier og grader ved Universitetet i Bergen, Kap. 4. Eksamen , samt eventuelle utfyllende regler fastsatt av fakultetet.

Om Masteroppgave

"Fra og med 01.08.07 skal, som hovedregel, alle masteroppgaver leveres elektronisk og beståtte masteroppgaver gjøres tilgjengelig via BORA etter samtykke fra forfatteren. Konsekvenser ved slik tilgjengelighet i forhold til fremtidig publikasjon må avklares og informeres om." (Jfr. UU møte 3.oktober 2006, Sak 45/06 Elektronisk innlevering, arkivering og tilgjengeliggjøring av masteroppgaver ved UiB). Mi side har derfor vært tilrettelagt for å ta imot masteroppgaver elektronisk siden 1.januar 2007.

Mappen Masteroppgave er en type vurderingsmappe som kun er beregnet for innlevering av masteroppgave. Oppgaver som leveres inn i denne mappen skal være oppgaver som har betydning for karakteren i emnet. I denne mappen gjelder derfor reglementsbestemmelsene vedrørende eksamen, se Reglement for studier og grader ved Universitetet i Bergen, Kap. 4 Eksamen, samt eventuelle utfyllende regler fastsatt av fakultetet.

Studentene kan ved innlevering i mappen masteroppgave velge å gjøre masteroppgaven tilgjengelig og søkbar på web i BORA. Studentene inngår en avtale med BORA om tilgjengeliggjøringen. (Avtalen ligger i BORA - også på engelsk).

Det stilles krav til at masteroppgaver må leveres i PDF på grunn av elektronisk arkivering (krav fra Riksarkivet). Se oversikt over krav til format ved innleveringer nedenfor eller på studentportalen.

Man kan opprette undermapper på Masteroppgave, men kun individuelle mapper med studentenes navn. Denne funksjonen tilbys for de instituttene hvor masterstudenter selv velger innleveringsdatoen. For de som har en felles innleveringsdato på instituttet (master-emnet) behøver man ikke å opprette individuelle mapper per student.

Opprette Mappetypene (Læringsmappen, Vurderingsmappen og Masteroppgave) på et emne eller en undergruppe (Ny)

Dersom Innleveringsmodulen ikke allerede er opprettet på emnet (Skal automatisk bli opprettet på alle emner ved semesterstart), legg til innleveringsmodulen i emnet/gruppen:

Bruk ”Behandle moduler (ruter)” under Admin-siden på emnet for å legge Innleveringsmodulen (ruten) til emnet. Under ”Moduler (ruter) å legge til”, velg ”Innlevering [ legg til ]”

Gå inn på Admin-siden for emnet/undergruppen og finn menyen "Administrasjon av innlevering":

Administrasjon av innlevering:

Innleveringsmappe (Aktivt | Deaktiver)

Brukes for å aktivere/deaktivere innleveringsmappen (standard/default = Ikke Aktivert)

Når Innleveringsmappen er Aktiv vil innleveringsmappen og Læringsmappen bli synlig for alle medlemmene i Innleveringsmodulen på emnet/gruppen.

For å opprette en Vurderingsmappe og/eller en mappe til Masteroppgave:

Gå først inn i innleveringsmappen ved å klikke på ”Innleveringsmappe” i selve Innleveringsmodulen som er opprettet, eller via Admin-siden ved å klikke på ”Innleveringsmappe” under menyen ”Administrasjon av Innlevering”.

For å opprette enten en Vurderingsmappe eller Masteroppgave-mappe klikker du på knappen ”Lag ny mappe” når du står i "Innleveringsmappen". Velg å opprette en Vurderingsmappe eller en mappe for Masteroppgave.

For å opprette alle tre mappetypene gjentas prosessen ved å gå inn i "Innleveringsmappen" og klikke på knappen ”Lag ny mappe” en gang til.

Slå på / slå av Innleveringsmodulen:

  • Innleveringsmappe (Aktivt | Deaktiver)

Brukes for å aktivere/deaktivere innleveringsmappen (standard/default = Ikke Aktivert). Innholdet i modulen er synlig først når den er Aktiv.

Åpningstid på mappene:

  • Sett felles åpningstid på alle innleveringsmappene (også på undergruppene)

Her kan du angi felles åpningstid som da vil gjelde for alle innleveringsmappene (også på undergrupper), men ikke de som har satt egne åpningstider eller valgt å ikke bruke felles åpningstider i det hele tatt.

Opprette innlevering på alle undergrupper:

  • Legg til innleveringsmappe på alle undergruppene (dette kan ta litt tid - vennligst vær tålmodig)

Oppsettet til innleveringsmappen på emnet blir kopiert til undergruppene. Oppsettet på underguppene kan deretter eventuelt endres.

NB! Man kan også opprette innleveringsmappe direkte på en undergruppe. Følg samme prosedyre som omtalt ovenfor.

Redigere mappens egenskaper

Velg "Innleveringsmappe" under "Administrasjon av innlevering" i admin-bildet og den mappen du ønsker å redigere egenskapene for. Velg knappen "Mappens egenskaper" for å redigere mappens egenskaper.

Velg om administrator skal varsles når en studentoppgave er innlevert, og om man skal bruke felles åpningstid på hele emnet, inkludert undergrupper, eller sette egen åpningstid (gjelder kun denne mappen)

Lever inn oppgave for student

brukes av administrator når studenten ikke får levert inn selv eller når mappen er stengt. (Administrator leverer oppgaven inn for studenten)


Tilgang til/ kommentering av oppgaver

Innleverte oppgaver vises i mappen og kan kommenteres på to måter: i) skriv en kort kommentar direkte i bildet, eller ii) kommenter direkte i studentens oppgave.

  1. Velg "Nye kommentarer" og skriv teksten direkte i ruten på siden (bare enkel tekst). Du kan også markere godkjent/ikke godkjent. Dette blir da lagt inn på en liten fil knytt til studenten sin oppgave.
  2. Last først ned studenten sin oppgave til din egen maskin. Skriv dine kommentarer direkte i teksten og lagre filen på din egen datamaskin. Gå tilbake til mappen og last opp den nye versjonen av oppgaven med dine kommentarer. Studenten vil da kunne se både sin egen oppgave og den nye versjonen med dine kommentarer.

Administratorer og professorer kan laste opp ulike versjoner av kommentarer og kan bruke tekstboksen for versjonskommentar for å skille mellom kommentarfilene. Studenten mottar automatisk e-postmelding når det lagt inn kommentar.

Godkjent eller ikke godkjent

I tillegg til kommentarer, kan man krysse av for om oppgaven er godkjent eller ikke godkjent.

OBS! Dette er ikke en den formell karakteren bestått/ikke bestått.

Varsle studenter som ikke har levert

"Vis de som ikke har levert" lister opp alle som ikke har levert inn oppgaven. Bruk avkryssingsboksen til venstre for oppgavenavnet for å sende e-post til kandidaten(e)

Når man er i visningsbildet over studenter som ikke har levert, kan man velge "Vis de som har levert". Bruk avkryssingsboksen til venstre for å sende e-post til kandidaten(e).

Anonymisering av mapper

Det er nå mulig å ta imot anonyme elektroniske innleveringer i Innleveringsmodulen i Mi side (dvs. innlevering kun på studentens kandidatnummer). For å ivareta studentenes anonymitet stilles det krav til at anonyme innleveringer må gjøres i pdf format eller i ren tekst. Det er derfor viktig å informere studentene om krav til format ved planlagte anonyme innleveringer i god tid i forkant av innleveringsdagen.

Det ligger også informasjon om krav til format på studentportalen:

Hvordan sette opp en anonym innleveringsmappe:

Merk: En mappe må være tom (ikke ha filer i seg) for at den skal kunne anonymiseres etter at den er opprettet. Dersom mappen er tom kan anonymiseringen reverseres også slik at en anonymisert mappe blir ikke-anonymisert.

Merk: Man kan ikke anonymisere mapper dersom man har satt innleveringsmodulen til å ta imot gruppeinnlevering.

Dersom du vil anonymisere en nyopprettet mappe:

  • Opprett en mappe med det navnet du ønsker
  • Merk av for ”Ja” på valget: ”Anonymiser innholdet i mappen” (siste valget ved oppretteslen av mappen).

Dersom du ønsker å anonymisere en eksisterende mappe:

  • Klikk på mappen som du ønsker å anonymisere
  • Velg ”Mappens egenskaper”.
  • Merk av for ”Ja” på valget: ”Anonymiser innholdet i mappen”.

Gruppeinnleveringer

Når flere studenter skriver en oppgave sammen som skal leveres inn i Mi side kan man organisere innleveringen slik at bare ett eksemplar av oppgaven må leveres inn. Denne oppgaven blir synlig for alle studentene (forfatterne).

Gruppeinnleveringer kan organiseres på undergrupper: Alle studentene som er medlem på undergruppen kan se hverandres innleverte oppgaver.

Hvordan organisere innlevering av gruppeoppgaver på en undergruppe: Opprett en undergruppe på emnet for hver gruppe av studenter som skal skrive en oppgave sammen. Tilgangen for studentene på emnet til å melde seg inn i undergruppen/e på egenhånd kan begrenses av administrator om ønskelig. Man setter innleggingspolicy da til ”Stengt”: Gå inn på Admin – Gruppeadministrasjon - Endre innleggingspolicy - Åpen | Stengt | Venter på godkjenning. (velg ”stengt”). Fordel studentene som medlemmer i riktig undergruppe. Alternativt: Studentene kan legge seg selv inn på riktig gruppe dersom innleggingspolicy ikke er satt til ”Stengt”. Opprett innleveringsmodulen og mappetypen/e som gruppens medlemmer skal levere inn i. Aktiver ”Gruppeinnlevering i alle innleveringsmappene” fra Admin-siden under ”Administrasjon av innlevering”. Dette gjør at alle medlemmene i undergruppen kan se innleveringene som et annet medlem gjør i undergruppen. Aktiver innleveringsmodulen fra Admin-siden ved å klikke på ”Aktiver”. (Gjør at innholdet i Innleveringsmodulen blir synlig for medlemmene i undergruppen.)

Merk: Når en gruppeinnlevering er foretatt, dvs at en fil er blitt lastet opp av en student, så kan man ikke deaktivere gruppeinnleveringsfunksjonaliteten. Dette kan kun gjøres så lenge innleveringsmodulen er tom for filer.

Merk: Man kan ikke ha anonymiserte mapper dersom man skal ta imot gruppeinnlevering.

Merk: Det er bare administratorer på emnet som kan kommentere oppgavene som er innlevert. Alle studentene som har foretatt en gruppeinnlevering kan se kommentaren til oppgaven.

Krav til format ved innlevering i Mi side

Det stilles krav til format ved innlevering av oppgaver i Mi Side når: Studenter skal levere inn masteroppgaven. Se informasjon på Studentportalen Studenter skal levere inn en anonym oppgave i en anonymisert mappe.Se informasjon på Studentportalen

Oversikt over hvilke formater som kreves ved innleveringer i de ulike mappetypene i Mi Side: (Oversikten ligger også på Studentportalen)

  • Læringsmappen og undermapper til læringsmappen: Krav: Ingen spesielle krav til format.
    • Anonymisert læringsmappe og/eller anonymiserte undermapper til læringsmappen: Krav: PDF eller ren tekst (txt, sgml, html, xml).
  • Vurderingsmappen og undermapper til vurderingsmappen: Krav: Ingen spesielle krav til format.
    • Anonymisert vurderingsmappe og/eller anonymiserte undermapper til vurderingsmappen: Krav: PDF eller ren tekst (txt, sgml, html, xml).
  • Masteroppgave mappen og undermapper til masteroppgave mappen (Mapper på studentens navn): Krav: PDF.

Slette, flytte og kopiere filer i Innleveringsmodulen (ny)

I innleveringsmodulen er det begrensninger på hvilke mappetyper man kan flytte og kopiere filer mellom. Studenter kan ikke slette innleverte filer fra noen av mappetypene i innleveringsmodulen. Studenter som ønsker å slette en fil fra innleveringsmodulen må kontakte administrator/emneansvarlig som kan gjøre dette for studenten.

Fra "Læringsmappen" kan man ikke flytte filer til "Vurderingsmappen" eller til "Masteroppgave". Man kan kopiere filer fra "Læringsmappen" til både "Vurderingsmappen" og til "Masteroppgave". Man kan også flytte filer innad i "Læringsmappen" - for eksempel fra en undermappe til en annen.

Fra "Vurderingsmappen" kan man ikke flytte eller kopiere filer til "Læringsmappen" eller "Masteroppgave". Man kan flytte filer innad i "Vurderingsmappen" - for eksempel fra en undermappe til en annen.

Fra "Masteroppgave" kan man ikke flytte filer til "Læringsmappen" eller til "Vurderingsmappen". Studenter kan flytte en fil fra "Masteroppgave" til sin egen undermappe i "Masteroppgave" (med studentens navn). Man kan ikke kopiere filer fra "Masteroppgave" til "Læringsmappen" eller "Vurderingsmappen".


Tildeling av ekstra tid til innleveringer for enkelte studenter

Brukes dersom en eller flere eventuelt alle studenter har fått innvilget ekstra tid på innleveringer. Man kan administrere hvem som skal få ekstra tid og hvor mye hver enkelt skal få. Man kan også velge å gi en eller flere studenter ekstra tid i en enkelt mappe, eller på hele emnet (det vil si i alle innleveringsmappene som er opprettet på emnet)

  • Klikk på den aktuelle mappen for tildeling av ekstra tid.
  • Klikk på knappen "Administrer hvem som skal ha ekstra tid"
  • Klikk på knappen "Gje ein eller fleire studentar ekstra tid"
  • Legg inn ekstra tid

OBS: Når man tildeler ekstra tid før eller etter at den opprinnelige fristen er gått ut så legges den ekstra tiden på fra og med det tidspunktet som tiden opprinnelig er satt til å gå ut på. Eks: Dersom fristen er satt til å gå ut mandag 1. mars 2007 kl 12:00 og man denne dagen klokken 14:00 legger til en hel dag i ekstra tid - Da vil den nye innleveringsfristen bli tirsdag 2. mars 2007 kl 12:00. (ikke 14:00).

  • Klikk i boksen til venstre for kolonnen "Etternavn" dersom alle studentene skal ha ekstra tid til innleveringer.
  • Klikk knappen "OK" når du er ferdig.

Merk: En e-post med informasjon om tildeling av ekstra tid til innlevering sendes automatisk ut til studenten/e som fikk tildelt ekstra tid og til den personen som tildelte den ekstra tiden.

Tildele ekstra tid til innleveringer for alle studenter

Merk: Rutiner for tildeling av ekstra tid til innleveringer ved ikke planlagt nedetid finner du nederst i dette dokumentet. Se også UU Sak 25/07 Elektroniske eksamensbesvarelser – rutiner ved nedetid.

Følg fremgangsmåten beskrevet nedenfor for å gi en ny innleveringsfrist for alle studentene i en mappe:

  • Klikk på den mappen det gjelder.
  • Klikk på knappen "Egenskaper for mappe".
  • Velg ny tid i datofeltene for "Stengt etter" (Den nye innleveringsfristen.)
  • Klikk knappen "OK" når du er ferdig.
  • Husk å varlse studentene om den nye innleveringsfristen. Benytt denne standardmeldingen i tilfelle ikke-planlagt nedetid i Mi side:

Standardmelding som instituttene/fakultetene skal benytte i e-post utsendingen og som melding i Mi side etter tildeling av ekstra tid til innlevering:

Mi side var utilgjengelig [dd.mm.åå] fra klokken [tt.mm] til klokken [tt.mm]. Feilen er rettet og systemet er tilgjengelig igjen. Instituttet/fakultetet har satt ny innleveringsfrist, jfr."Retningslinjer for tildeling av ekstra innleveringstid.

Ny frist: [dd.mm.åå] klokken [tt.mm]."

NB! Fyll inn med riktig informasjon der dato og klokkeslett mangler.

Send innleveringer til Eksamensarkivet og BORA (ny funksjonalitet)

Eksamensarkivet er et sentralt arkiv for elektroniske eksamensbesvarelser innlevert i Mi side ved UiB. Alle elektronisk innleverte oppgaver i Mi side skal etter sensur overføres til dette eksamensarkivet.

Merk: Oppgavene blir liggende igjen i Mi side også etter at overføringen til eksamensarkivet er gjennomført. (Det er en kopi av oppgaven som blir overført til Eksamensarkivet).

Oppgaver som er levert inn i enten Vurderingsmappen eller i Masteroppgave mappen i Mi side skal overføres til eksamensarkivet etter sensur er registrert i FS.

Merk: Det er ikke mulig å overføre oppgaver som ligger i Læringsmappen til eksamensarkivet. Det er derfor viktig at man benytter riktig mappetype (enten Vurderingsmappen eller Masteroppgave) når man tar i mot innleveringer.

Hvordan overføre eksamensoppgaver til eksamensarkivet:

  1. Gå inn i mappen hvor oppgavene ligger.
  2. Marker alle oppgavene som skal til eksamensarkivet.
  3. Nede på siden under alle oppgavene er knappen ”Send til Eksamensarkivet de som er markerte”. Klikk på knappen
  4. Sjekk at statusfeltet for oppgavene endrer seg til: ” Venter på avlevering til Eksamensarkivet” eller: ”Venter på avlevering til Eksamensarkivet og BORA” (gjelder kun for Masteroppgave mappen). I tillegg vises dato og klokkeslett for når knappen ble trykket på og hvem som trykket på den.
  5. Selve overføringen skjer om natten.
  6. Sjekk eventuelt dagen etter om overføringen var vellykket (se i statusfeltet). Det kan gå noe lengre tid i perioder med stor aktivitet i Mi side.

Eventuelle feilmeldinger/problemer med overføringen meldes inn via lenken nederst på Mi side: ”Har du kommentarer av teknisk art til denne siden?”

Merk: Masteroppgaver som studenter har valgt å tilgjengeliggjøre i BORA ved innlevering vil få en tekst i statusfeltet som sier ” Venter på avlevering til BORA”. Når oppgaven er sendt til Eksamensarkivet vil den automatisk bli overført videre til BORA dersom oppgaven er bestått. En ikke bestått masteroppgave vil ikke bli overført til BORA selv om den overføres til Eksamensarkivet.

Statusen ved overføring av oppgavene er synlig for studentene også.